Event managment – šta je najvažnije za organizaciju događaja?

Event menadžment ovuhvata organizaciju najrazličitijih vrsta događaja kao što su promotivni korporacijski događaji, konferencije, izložbe, tribine, festivali ali to mogu biti i različiti privatni događaji. Ova vrlo dinamična oblast najčešće zahteva organizaciju velikog broja ljudi i zadataka kao i složenu komunikaciju koja često uključuje odnose sa medijima i javnošću.

U ovom poslu posebno je važno čuti i osetiti potrebe klijenta kako bi se njegove želje i namere mogle ispuniti u potpunosti, a opet sa sve bude u skladu sa predviđenim budžetom. Svi detalji moraju biti pažljivo isplanirani, a svaki segment zasebno testiran kako ne bi došlo do nepredviđenih situacija koje gotovo nikada ne mogu biti pozitivne.

Shodno tome, organizacija događaja temelji se na osnovnim pravilima menadžmenta, a to su:

ANALIZA/ Izvršiti analizu svih aspekata događaja, od upotrebljivosti ideje do izvodljivosti svakog segmenta.

PLANIRANjE/ Isplanirati doslovno svaki detalj, svakog segmenta događaja, razrađujući sve moguće ishode situacija koje podrazumevaju ljudski faktor, vremenske uslove i uticaje, saobraćaj, infrastrukturne tačke (napon struje, odvodi vode, kapacitet parkinga, itd.)

ORGANIZACIJA/ Nakon detaljnog planiranja pristupa se organizaciji, a to podrazumeva izradu opisa dužnosti i procedura, zatim podelu uloga i odgovornosti kao i izradu agende i pratećeg sinopsisa događaja.

UPRAVLjANjE/ Kada je izvršena raspodela posla, dužnosti i odgovornosti započinje upravljanje procesom. Ovo podrazumeva praćenje uz korektivne mere svakog aspekta operacije.

KONTROLA/ Kontrola procesa podrazumeva da su svi procesi u toku, i da se konstatno kontrolišu do samog završetka svih procesa.

Kroz ovih pet sistema moraju proći svi segmenti događaja, počevši od same ideje, preko budžeta i finansija do članova tima koji sprovode individualne zadatke.

Organizacijom događaja upravlja event menadžer koji je zadužen za celokupno planiranje, organizaciju i aktivno rukovođenje realizacijom. Kreiranje ideje, planiranje budžeta, osmišljavanje strategije i logistike, vođenje interne i eksterne komunikacije itd. Sve su to činioci procesa realizacije projekta u oblasti je ivent menadžmenta.

Primer izrade (stavki) budžeta događaja:

1. Troškovi zakupa lokacije (javni ili privatni prostor)
   1.1. Zakupnina
   1.2. Dozvola
2. Programski troškovi
   2.1. Osmišljavanje programa (scenarista; programski direktor; itd.)
   2.2. Licence (ukoliko radite pod licencom postojećeg brenda)
   2.3. Scenografija i prostorna adaptacija (bine, pregradni zidovi, krupniji zahvati)
   2.4. Tehnička audio i video (A/V) oprema
   2.5. Dekoracija (cvetni i stoni aranžmani; dekoracija stolica, stolova, prostora i td.)
   2.6. Hrana i piće (ukoliko su deo programa)
   2.7. Naknade izvođača
   2.7.1. Moderatori/ konferesijeri
   2.7.2. Govornici/ predavači
   2.7.3. Muzičari
3. Naknade uposlenih lica
   3.1. Članovi organizacionog tima
   3.2. Eksterni članovi (iz spoljnih izvora)
   3.3. Obezbeđenje i druga tehnička lica
4. Smeštaj
   4.1. Tip i cena smeštajne jedinice (ležaj; dvokrevetna soba; apartman; itd.)
   4.2. Broj noćenja
5. Hrana i piće za učesnike
   5.1. Tip obroka (doručak, užina, ručak, večera, lanč paket)
   5.2. Broj osoba
6. Troškovi prevoza
   6.1. Prevoz robe
   6.1.2. Nabavka potrošne robe i repromaterijala (najčešće samo gorivo)
   6.1.3. Prevoz opreme i tehničkih sredstava (renta adekvatnih vozila)
   6.2. Prevoz programskih izvođača (refundacija; solo ili grupni – kopneni, morski ili avioprevoz)
   6.3. Prevoz uposlenih lica
7. Administrativni troškovi
   7.1. Zakup domena i hostinga za veb sajt
   7.2. Računovodstveni i knjigovodstveni poslovi
   7.3. Potrošni i kancelarijski materijal
8. Marketing i PR
   8.1. Dizajn i štampa (digitalni materijal; priprema za štampu; štampa manjeg i većeg formata)
   8.2. Društvene mreže
   8.2.1. Naknada za rad administratora
   8.2.2. Trošak izrade sadržaja (tekstovi; dizajn; itd.)
   8.2.3. Finansiranje kampanja
   8.3. Oglašavanje u tradicionalnim medijima (zakup oglasnog prostora; reklame i gostovanja u medijima; itd.)

Kako je event menadžment veoma izazovan, kreativan ali i zahtevan posao tako i dobar event menadžer mora biti pravi virtuoz osmišljavanja, organizacije i kontrole dešavanja.

Potrebno je dosta energije, domišljatosti pa čak i maštovitosti kako bi se ispunili zahtevi i želje klijenata. Sa druge strane nagrada koja, pored finansijke kompenzacije, dolazi od srećnog i zadovoljnog klijenta je veoma velika jer znate da je mnogo toga trebalo uraditi pedantno, temeljno i na vreme kako bi bilo kakve zamerke izostale.

Zbog svega navedenog osoblje ASK centra sa osećajem i posebnim senzibilitetom pristupa svakom događaju, trudeći se oseti svaku vibraciju klijenta u nastojanju da događaji koje organizujemo ostanu u sećanju kao najlepše melodije.